Co raz częściej mail jest formą pierwszego kontaktu z inną osobą. W ten sposób wysyłamy nasze aplikacje w trakcie procesu rekrutacji, piszemy do potencjalnego klienta, współpracownika, podwykonawcy.
Nasz wygląd: adekwatna do sytuacji fryzura, stosowne ubranie, wypucowane buty, niejednokrotnie mogą zaważyć na sukcesie i pomóc lub zaszkodzić w osiąganiu celów w trakcie spotkania osobistego. Podobnie wygląd i sposób przygotowania przez nas maila może spowodować, że próba nawiązania kontaktu z innym człowiekiem przy użyciu poczty mail może okazać się sukcesem, lub spali na panewce.
Dzisiejszy wpis, to przedszkole w temacie prowadzenia korespondencji mail, ale jak już napisałam powyżej, ma diametralne znaczenie. Dlatego nie chcę tych zagadnień pominąć. W tym wpisie zajmuję się wyłącznie tymi elementami maila, które widać jeszcze zanim w niego klikniemy i dowiemy się co zawiera.
Oto, dwa najważniejsze zagadnienia na które przede wszystkim należy zwrócić uwagę przygotowując maila:
Adres z którego wysyłamy wiadomość musi wyglądem wzbudzać zaufanie
Nie ma problemu jeśli maila piszemy lub otrzymujemy z adresu firmowego dużej, zadbanej firmy lub korporacji. Wówczas zwykle wszystko wygląda jak należy. Najczęściej taki adres składa się z imienia i nazwiska lub pierwszej litery imienia i całego nazwiska. Następnie jest znak @ po którym pojawia się nazwa domeny, koniecznie zgodna z nawą firmy.
Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja, gdy maila przygotowuje osoba prywatna, mała firma lub ktoś kto rozwija swoją markę osobistą. W takiej sytuacji często zdarza mi się odbierać maile które, mam wrażenie, są wyrazem osobowości i charakterystyką ich właściciela. Nie wiem na ile jest to zabieg świadomy, a na ile przypadek. Wyobraźcie sobie, że pracujecie w firmie rekruterskiej i otrzymujecie maila z adresu [email protected]?. Szukacie dla siebie asystentki i pisze do Was [email protected]?. Jakie skojarzenia Wam się pojawiają? Jakiej pracy mogą poszukiwać osoby ukrywające się pod takimi adresami?
Podane przykłady są oczywiście skrajne. Najczęściej mail składa się ze zdrobnienia imienia, ksywki i rzędu cyferek. Po prostu nie mówi nic i z niczym się nie kojarzy. Wygląda na nieprzemyślany i przypadkowy. Tym samym nie buduje zaufania do nadawcy. Nie bez znaczenia jest również to, co znajduje się po znaku @. Jeśli nie macie wykupionej domeny ze swoim nazwiskiem, lub nazwą firmy, załóżcie konto na powszechnie znanej platformie. Najpopularniejszą jest gmail i tam warto się udać na początek. Adresy z tym prefiksem nie budzą żadnych skojarzeń, których należałoby unikać. Mniej popularne, ale również neutralne są gazeta.pl, onet.pl, wp.pl, yahoo.com.
Jeśli lubicie swój adres mala_myszka@, lub superhero@, czy każdy inny to nie ma sprawy ? korzystajcie z niego, ale wyłącznie do korespondencji ze znajomymi. Na potrzeby korespondencji biznesowej, oficjalnej załóżcie adres, który będzie od pierwszego wrażenia pracował na waszą korzyść i budował Wasz profesjonalny wizerunek.
W polu temat musi być temat i to przemyślany
Temat powinien być tak sformułowany, aby odbiorca od razu wiedział co chcemy mu przekazać. Zatem, jeśli przesyłamy aplikację bo staramy się o pracę, już w temacie o tym poinformujmy. Jeśli korespondencja dotyczy umówienia spotkania, już w temacie o tym napomknijmy. Jeśli przesyłam ofertę, fakturę, próbki, również od razu w temacie o tym napiszmy.
Dzięki dobremu zagospodarowaniu pola temat, zwiększymy swoje szanse, że nasz mail będzie przeczytany. Pomagamy również w ten sposób sobie i osobie z którą korespondujemy nad zapanowaniem nad chaosem w skrzynce pocztowej. Jeśli będziemy potrzebowały odszukać korespondencję dotyczącą konkretnego zagadnienia, będzie nam o wiele łatwiej zrobić to gdy podsumowanie znajdzie się już w polu temat. Dobra długość tej informacji, to nie więcej niż 6 słów.
